#130 | 3 unterschätzte Methoden für mehr Freizeit & bessere Kundenergebnisse

Hi und willkommen zu einer neuen Folge von "glücklich und gebucht" als Webdesigner, Texter und Co. Ich bin Jasmine Di Pardo und wir sprechen heute über ein Thema, das nicht nur deine Produktivität steigert, sondern auch dein Leben erleichtern kann und dich damit nicht nur gebucht, sondern auch glücklich macht. Wir sprechen über die Optimierung deiner Arbeitsprozesse. Und als ich gestartet bin, 2013 war das schon als Webdesignerin, da sah meine Arbeitsweise wie folgt aus. Ich habe ein neues Projekt bekommen und dann habe ich jedes Mal von Neuem angefangen. Ich habe Kundendaten zusammengesucht, ich habe die Website neu erstellt, beim Hoster eingerichtet, quasi ein weißes Blatt aufgemacht in WordPress, von null gestartet und wieder mit dem Kunden E-Mails ausgetauscht, dann Screenshots vom Kunden bekommen per Mail, das ist noch zu ändern und das ist zu ändern, mit dem Kunden zusammengesessen. Du ahnst es wahrscheinlich schon, es ist wahnsinnig viel Zeit draufgegangen. Ich habe bestimmt etliche graue Haare dadurch bekommen und es war einfach total ineffizient und am Ende habe ich grundsätzlich mehr Zeit verbraucht, als ich eingeplant hatte. Dadurch haben sich die Preise, die ich abgerufen habe, nicht wirklich rentiert. Die waren damals sowieso viel zu günstig, aber das ist auf einem anderen Blatt oder das ist eine andere Folge, die wir mal besprechen. Wie findest du den richtigen Preis für deine Website oder für deinen Text oder was du als Webdesigner oder Copywriter anbietest? Heute soll es tatsächlich darum gehen, ja was machst du jetzt oder wie schaffst du es, dass du eben glücklich wirst auch in deiner Arbeit durch gute Prozesse zum Beispiel. Also wie schaufelst du dir einfach auch zeitfrei, wie kannst du mehr Geld abrufen oder höhere Preise abrufen, mehr Umsatz machen, aber gleichzeitig auch mehr Zeit bekommen, denn das ist ja meistens viel, viel wichtiger. Wenn der Umsatz irgendwann mal stimmt, dann musst du ja gucken, dass du mehr Zeit freischaufeln kannst. Das ist meistens ja das, was wir dann wollen. Wenn das Geld stimmt, wollen wir endlich wieder mehr Zeit haben. Ich verfahre diesen Ansatz, dass ich immer gucke, dass man beides gleichzeitig erreicht, also dass du zum einen höhere Preise abrufst und gleichzeitig mehr Zeit freischaufelst. Wie du das genau machst, das schauen wir uns für jeden individuell an im Mentoring, was ich ins Leben gerufen habe, im Rocket Mentoring, mit dem du glücklich und gebucht wirst. Wenn du dich dafür interessierst, schau super gerne mal rein auf www.innotech.de, stell uns einfach mal ein Gespräch ein, wir lernen uns kennen, schauen, vielleicht passt es cool, vielleicht kann ich dir weiterhelfen, wenn nicht, sage ich dir das auch. Also da, du wirst nichts aufgeschwatzt bekommen, wir gucken einfach mal, was bei dir so los. Ich gebe dir gern auch schon ein, zwei Tipps mit, die du direkt auch ohne mich umsetzen kannst, dann gucken wir mal, vielleicht ist es ja was. So, heute ist aber das große Problem, das wir jetzt mal gemeinsam auch lösen wollen, das Chaos in den Arbeitsprozessen. Oftmals ist es halt tatsächlich so, wie es bei mir viele Jahre war, also ich, fast mit jedem, mit dem ich spreche, dem geht es ähnlich, du hast vielleicht unorganisierte Abläufe, du wirst ständig unterbrochen, vielleicht weil Kunden anrufen, vielleicht weil dein Kind schreit, vielleicht muss der Hund raus, vielleicht, ja, weil irgendwie der Nachbar nervt und ein Rasenmäher anschmeißt, also irgendwas ist ja immer. Vielleicht hast du aber auch ineffiziente Methoden und das kann nicht nur frustrierend sein, sondern das kostet dich vor allem wertvolle Zeit. Und viele von uns Webdesignern, Textern und Co. kämpfen mit dieser Herausforderung, ich muss Projekte pünktlich abgeben, ich muss den Kunden erfolgreich und zufrieden abschließen, also der muss ja auch glücklich sein letzten Endes mit der Arbeit, sonst fühlt er sich halt auch veräppelt und ich muss schauen, dass ich dabei nicht vor Erschöpfung umfalle. Also ich kenne es selber noch von meinen ersten Jahren eben, ich weiß nicht mehr, wie viele Nachtschichten ich da hatte, weil eben Deadline der Website war und das Leben halt auch noch mit reingrätscht. Du machst einen Plan und dann passiert das Leben und irgendwie ist die Deadline dann, oh Gott, schon morgen und da saß ich öfter mal die halbe, dreiviertel Nacht und habe dann an der Website gebastelt und das möchte ich einfach meinen Kollegen und Kolleginnen ersparen, also da gibt es viel, viel bessere Wege und ich habe damals halt eben mein Lehrgeld bezahlt und deshalb gebe ich das Wissen jetzt mal direkt an dich weiter in Form von einfach ein paar Tipps, die jeder für sich selber mal umsetzen kann. Ich habe mir gedacht, ich bringe dir heute mal drei zentrale Lösungsansätze mit, wie du jetzt deine Arbeitsprozesse optimieren kannst und da haben wir zum Ersten die klare Struktur und Planung. Klare Struktur und Planung ist der erste Schritt zur Optimierung deiner Arbeitsprozesse. Also es ist entscheidend, dass du deine Projekte in überschaubare Aufgaben unterteilst und dass du diese dann strukturiert angehst. Also mal hinsetzen und überlegen, ich baue jetzt eine Website oder ich schreibe jetzt einen Blogartikel zum Beispiel, wenn du Texter bist, was sind da die Unteraufgaben? Das mal rausschreiben, einplanen, einfach mal aufnotieren und einplanen und dann hilft dir eine regelmäßige Planungssitzung zum Beispiel am Anfang jeder Woche, immer Montag setz dich hin, guckst dir an, ja jetzt hier in der Planungssitzung, was steht denn an, welche Prioritäten habe ich diese Woche, was muss ich erledigt haben, was kann ich noch mal schieben oder was sollte ich vielleicht auch schieben, weil ich zum Beispiel auf einen Kunden warten muss, noch auf Rückmeldung, dass du einfach den Überblick behältst. Also das Ziel ist, dass du so eine verlässliche Routine bekommst, die dir hilft, dass du effizient und zielgerichtet arbeiten kannst und das schaffst du idealerweise, wenn du halt einfach dich am Wochenanfang, kannst du natürlich auch täglich machen, einfach mal hinsetzt, guckst, was sind die Aufgaben, was habe ich schon erledigt, was muss ich dann nächste Woche machen, was muss ich morgen machen, je nachdem, wie du dir das einplanst. Da helfen natürlich ganz viele Tools, wenn du da Fragen hast, irgendeine Tool-Empfehlung brauchst, melde dich gern bei mir, zum Beispiel auf LinkedIn kannst du mich einfach anschreiben, Jasmin Di Pardo, da findest du mich und dann tauschen wir uns gern aus. Ich habe dir da gern, ich habe bestimmt schon zehn Programme oder was getestet, es gibt ja so viele, da helfe ich dir dann super gern weiter. Die zweite Möglichkeit und das ist eigentlich jetzt eine coole Überleitung, ist die effiziente Nutzung von Technologien, weil die Technik oder Technologien können ein echter Game Changer für dich sein, wenn du jetzt deine Arbeitsprozesse halt optimieren willst. Also das ist zum Beispiel, kannst du geeignete Tools einsetzen, du kannst eine Software einsetzen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren auch, also nicht nur um die einzuplanen und den Überblick zu behalten, sondern auch um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und dadurch wieder mehr freie Zeit zu bekommen. Also ich habe fast alles mittlerweile automatisiert in meinem Unternehmen, das war früher auch nicht so, da habe ich alles selber gemacht, irgendwann habe ich jemanden eingestellt, der das für mich gemacht hat, mittlerweile habe ich das ja größtenteils tatsächlich automatisiert, weil halt vieles einfach so repetitive Arbeit ist, was du, das legst du einmal an in so Tools, in so Automatisierungstools und dann rödelst das automatisch einfach durch. Und es geht jetzt halt für dich darum, dass du einmal schaust, na was ist so das richtige Werkzeug für mich, was passt jetzt zu meinem Arbeitsstil, was passt auch zu deinem täglichen Workflow, was passt auch auf die Prozesse, die du hast, also nicht jedes Automatisierungstool eignet sich für jeden Prozess, da muss man eben auch schauen. Es ist auch nicht, wenn du jetzt zum Beispiel sagst, ich will halt, wenn x passiert, dann will ich, dass zum Beispiel ein Google-Dokument angelegt wird, und dieses x, also Programm x, ist nicht in jedem Automatisierungstool vorhanden, also da muss man auch einfach mal drüber schauen. Und wenn du das für dich mal gefunden hast, auch hier darfst du mich natürlich gerne wieder anschreiben auf LinkedIn, denn ja, auch da habe ich etliches getestet, kann dir bestimmt was mitgeben. Und wenn du dann für dich das Richtige gefunden hast, dann kannst du dich halt auf die kreativen Aufgaben konzentrieren oder auf die Aufgaben, die letztlich auch Geld bringen, Umsatz bringen. Also du hast mehr Zeit für die Aufgaben, die dann Kohle reinbringen in die Kasse, und das ist ja der allergrößte Hebel eigentlich, den du haben kannst. Wir reden jetzt mal nicht von Skalierung über Nacht und so, und hier ewig große Firma aufbauen mit 100 Mitarbeitern oder was, oder 50 Millionen machen, sondern wir reden jetzt einfach mal glücklich und gebucht als Webdesigner, Texter und Co. Und dann ist das halt einer der Wege, sich selber auf die umsatzstarken Tätigkeiten zu konzentrieren und den Rest einfach zu delegieren an Tools, an Techniken, an KI gegebenenfalls auch. Ist nochmal ein extra Thema, das wird jetzt halt hier den Rahmen sprengen. Ja, oder auch an den Mitarbeitern, also auch das kannst du, auch den kannst du nutzen, um deine Arbeitsprozesse einfach zu optimieren. So, und der dritte Lösungsansatz, das ist, Fokus und Unterbrechung minimieren. Und das ist ein ganz, ganz wichtiger Punkt eigentlich, weil wir Menschen oftmals dazu neigen, Multitasking zu betreiben. Das sorgt für wahnsinnig hohen Stress. Also da hast du ein extremes Stresslevel. Das ist einem nicht immer so bewusst. Ich habe seit etlichen Monaten eine Uhr, also so eine Garmin Smartwatch, die misst mein Stresslevel. Und du kannst es halt genau beobachten. Immer, wenn ich Multitasking mache, dann schießt das Stresslevel in die Höhe. Wir wissen jetzt alle mittlerweile, dauerhafter Stress oder erhöhter Stress macht krank auf Dauer. Deshalb ist das tatsächlich was, wo ich sage, das ist einer der wichtigsten Punkte noch tatsächlich, dass du einfach es schaffst, fokussiert und ohne Unterbrechung zu arbeiten. Und dazu kommt auch, dass du eine klare Abgrenzung findest zwischen Arbeitszeit und zwischen Freizeit. Also, dass du nicht ständig mit dem Gehirn hin und her hüpfst. Du sitzt jetzt quasi am Baggersee oder am Strand oder machst einen Waldspaziergang und denkst, oh wow, ich muss noch für den Kunden das machen, dann muss ich hier noch das machen, dann muss ich das machen. Und umgekehrt, da sitzt du bei der Arbeit und denkst, ach, nachher, da chill ich, da lege ich mir die Füße hoch, dann mache ich Netflix und chill. Also sei mit dem Kopf wirklich in der jetzigen Situation. Hat auch was mit Achtsamkeit zu tun. Quasi genieße den jetzigen Moment. Denk nicht an früher, denk nicht an später, denk ans hier und jetzt. Also, wenn du bei der Arbeit bist, dann machst du Arbeit und da machst du nicht Task 1, 2, 3, 4 gleichzeitig, sondern machst du eine Aufgabe und dann gehst du über zur nächsten. Also, eine ruhige Arbeitsumgebung schaffen, in der es dir möglich ist, dass du dich einfach auf die Arbeit konzentrierst und dann eben auch eine schöne Freizeitumgebung zu schaffen. Das ist ganz, ganz wichtig. Und wichtig ist auch, dass du für dich halt die Techniken findest, die dir helfen, deine Konzentration aufrecht zu erhalten und Ablenkungen zu minimieren. Da gibt es viele Möglichkeiten. Es gibt zum Beispiel Musik, die dein Gehirn unterstützt, dich kreativ auszutoben oder den Fokus zu halten, dich zu beruhigen, dich beim Lernen zu unterstützen, sogar sowas gibt es. Es gibt aber auch, ja, dann gibt es diese Pomodoro-Timer zum Beispiel, dass du sagst, ich mache jetzt hier 40, 45 Minuten Deep Work-Fokus-Arbeit und dann mache ich irgendwie eine Pause und dann mache ich nochmal oder so. Also, da gibt es viele verschiedene Techniken. Auch da melde dich gern bei mir auf LinkedIn an Jasmine Di Pardo, tauschen wir uns super gern aus. Auch da habe ich dir ein paar Tool-Tipps an der Hand. Da musst du nicht alle selbst testen. Ich habe das über die Jahre tatsächlich alles schon für dich erlebt und gemacht und deshalb melde dich einfach gern, lass uns da gern austauschen. Da freue ich mich immer drüber und du nimmst ganz sicher auch was mit. Also, da bin ich überzeugt von. Und durch diese gezielten Pausen dann und eine strukturierte Tagesplanung, wenn du das dann alles kombinierst, dann hast du eine unfassbar geniale Produktivität einfach, die du da erreichen kannst. Also, ich habe früher, ja, so 80-Stunden-Wochen gehabt plus minus. Ich arbeite mittlerweile im Schnitt 20 Stunden die Woche und dann sagen die Leute immer, wow, da kannst du ja dann gar nichts abarbeiten und so. Stimmt aber nicht. Du brauchst die richtige Umgebung, dann schaffst du das und das kann nicht nur ich dir bestätigen, das werden dir so viele bestätigen, die sich daran halten. Da schaffst du in zwei oder vier Stunden das, was du halt sonst in acht Stunden geschafft hast. Einfach, weil du fokussiert die Dinge angehst, ablenkungsfrei und weil du durch dieses Multitasking zum Beispiel auch das Problem hast, dass du ja circa eine dreiviertel Stunde wieder brauchst, um in diesen Flow-Modus reinzukommen. Also, wenn du, da gibt es Studien drüber, wenn du eine Arbeit machst und du hast eine kleine Ablenkung, Telefon klingelt, kommt jemand rein, der Hund bellt oder was auch immer ins Büro, kommt jemand ins Büro rein oder so. Also, egal was passiert, diese kleine Ablenkung und das kann nur eine Sekundenablenkung sein, brauchst du eine dreiviertel Stunde, bis dein Gehirn wieder in dieser fokussierten Arbeitsweise drin ist, in diesem Flow-Modus, dass es einfach flutscht, dass es läuft und du zügig vorwärts kommst und so coole Ergebnisse bekommst. Und das muss man sich mal überlegen. Das ist echt krass, wenn du jedes Mal von vorne anfängst, jedes Mal eine dreiviertel Stunde wieder brauchst, bis du da reinkommst, kannst du dir überlegen, was passiert jetzt, wenn ich eine dreiviertel Stunde im Flow-Modus durcharbeite ohne Ablenkung. Und da gibt es jede Menge Tools. Du kannst dein Social Media sperren, du kannst dein Handy sperren für eine bestimmte Zeit. Also, da kann man alle möglichen Süchte, die wir so haben, das kann man alles aushebeln. So, lass uns diese drei Ideen, die wir jetzt hatten, also diese klare Struktur und Planung, eine effiziente Nutzung von Technologien oder Mitarbeitern und Fokus und Unterbrechung minimieren, lass uns das mal noch ein bisschen vertiefen oder ergänzen, weil was ist noch wichtig? Ein wesentlicher Teil der Optimierung deiner Arbeitsprozesse ist das effektive Zeitmanagement. Also, du brauchst ein System oder du solltest ein System entwickeln, das dir einfach hilft, den Überblick zu behalten und deine Aufgaben effizient zu erledigen. Wichtig ist, dass du eine Methode findest, die dir einfach hilft, deine Zeit sinnvoll zu nutzen und die Prios richtig zu setzen. Dafür helfen dir zum Beispiel diese Projektmanagement-Tools, die es da gibt, in Verbindung mit den Deep Work Phasen. Ein oft übersehener Punkt ist tatsächlich auch die Delegation, Dinge also abzugeben an Mitarbeiter oder an Software oder an KI, weil, ja, warum ist das so schwer? Also, wir alle haben irgendwie Schwierigkeiten damit, was abzugeben. Also, es ist ja oft so, dass man sagt, oh, bis ich das erklärt habe, mache ich es lieber selber. Trotzdem kann es extrem befreiend sein, wenn du eine bestimmte Aufgabe delegieren kannst oder wenn du die outsourcest oder wenn du halt eine Aufgabe hast, die sich immer wieder wiederholt, wenn du die einmal anlegst. Entweder schreibst du einmal einen Prozess runter, gibst den an einen Mitarbeiter oder du richtest dir halt ein KI-Tool ein oder ein Automatisierungstool. Also, da einfach mal schauen, welche Aufgaben kannst du abgeben, welche Aufgaben sind so einfach gestrickt, dass das ganz locker auch andere Menschen oder eine Software übernehmen kann. Und dann konzentrierst du dich auf die Kernkompetenzen, auf das, was du wirklich gut kannst, das, was Umsatz bringt, das, was kreative Arbeit ist zum Beispiel auch. Dann ist das Thema Selbstfürsorge und Pausen, haben wir angesprochen. Das heißt, ja, nicht zuletzt ist tatsächlich diese Selbstfürsorge ein ganz, ganz wichtiger Faktor einfach auch. Die regelmäßigen Pausen, also nicht nur dieses fokussierte Arbeiten, die Deep Work, sondern regelmäßige Pausen machen, eine gute Balance finden zwischen Arbeit und Erholung. Und das klingt so pipi einfach und es ist so unfassbar schwer. Diese Work-Life-Balance, wo alle von träumen und schwärmen. Ich weiß, wie schwer das ist. Ich habe jahrelang 80 Stunden, teilweise sogar mehr gearbeitet. Ich bin auf ein Zahnfleisch gegangen. Ich bin krank geworden, chronisch krank geworden. Ich arbeite mittlerweile um die 20 Stunden in der Woche. Das funktioniert mit mehr Umsatz sogar. Also, ich habe damals 2.000 Euro verdient. In den letzten Jahren mit den 20 Stunden war ich bei 134, 136.000 Euro, sowas rum. Also, wenn du langfristig, produktiv und gesund sein willst, dann musst du wirklich so eine coole Balance finden zwischen Arbeit und Erholung. Auch dabei helfe ich dir super gern im Mentoring. Da findest du wahnsinnig viele Strategien. Wir gucken für dich, was passt. Wir passen die auf dich an. Also, da nochmal der Hinweis oder die Einladung. Schau da einfach vorbei auf meiner Website www.inotech.de. Denn es geht darum, dass du eine Routine findest, die sowohl deine produktive Arbeitsphase unterstützt, als auch ausreichende Erholungsphasen beinhaltet. Und das geht auch, wenn man Familie hat, wenn man Kinder hat, wenn man irgendwie Familie hat, die man pflegen muss, wenn man Tiere hat. Funktioniert alles. Bis auf die Kinder habe ich das alles auch selber. Deshalb spreche ich da echt auch aus Erfahrung. Also, das ist jetzt einfach nicht nur blau vom Himmel gelabert, sondern ich weiß selber, dass es funktioniert. Und ich verrate dir super gern, wie ich das geschafft habe. Da kannst du sicher auch was mitnehmen. Schreib mir da einfach auch auf LinkedIn, wenn du Fragen hast. Das darfst du natürlich immer gern machen. Und wenn du merkst, dass du halt Unterstützung brauchst, um jetzt diese Optimierung in deinem Alltag zu integrieren, dann schau einfach auf www.inotech.de. Dann erarbeiten wir gerne in der Zusammenarbeit einfach deine Arbeitsprozesse so, dass die dir mehr Zeit freischaufeln und mehr Umsatz bringen. Also da gucken wir ganz genau, was sind deine Prozesse, was kannst du jetzt verbessern. Das ist nur ein ganz, ganz kleiner Teil. Also schau einfach mal gern auf die Website. Ist ein umfangreicher Teil. Ziel ist, dass du glücklich und gebucht wirst. Und ja, den Weg dahin, den zeige ich dir super gern. Jetzt hoffe ich natürlich, dass dir diese Tipps weitergeholfen haben, dass du jetzt deinen Arbeitsalltag als Webdesigner, Textor oder wenn du in einem ähnlichen Beruf bist, kannst du das natürlich auch gern nutzen, dass du das umsetzen kannst, um deinen Arbeitsalltag zu optimieren. Ein herzliches Dankeschön geht heute an die Marion, die mir Feedback gegeben hat und ja, dieses Thema vorgeschlagen hat auch durch die Blume. Wir haben uns ein bisschen ausgetauscht, Marion und dann dachte ich, komm, mach doch mal so eine Folge hier drüber und deshalb ganz, ganz liebe Grüße an dich, Marion. Cool, dass du dich geoutet hast als Treuhörerin, dass du einfach auch mal nachgefragt hast, dass wir dann ins Gespräch gekommen sind. Ich habe mich sehr, sehr darüber gefreut und wenn dir diese Folge jetzt gefallen hat, dann teile sie doch super gern mit Kollegen, mit Freunden, wo du sagst, oh wow, ich glaube, die könnten da auch davon profitieren. Denn du weißt es, Glück und Wissen verdoppeln sich, wenn man sie teilt und deshalb lass uns doch einfach gemeinsam dafür sorgen, dass wir alle glücklich und gebucht sind. Der Kuchen ist groß genug. So und jetzt wünsche ich dir viel, viel Spaß beim Umsetzen der Tipps. Ich freue mich schon auf die nächste Folge mit dir und wenn du irgendwelche Fragen hast oder Feedback hast, melde dich gern auf LinkedIn bei Jasmini Pardo und wenn es dir gefallen hat, lass gern auch ein paar Sternchen da, zum Beispiel in der Spotify Mobile App, in Apple Podcasts oder auf meinem Google Profil, darfst du natürlich auch. In diesem Sinne, over and out. Ciao, ciao! [Abspann]